Tutoriais BotPass

Acessando o painel

Todo o gerenciamento é feito pelo painel do organizador. No rodapé do site, clique em Gerenciar Eventos e entre com seu e-mail e senha.

Ao entrar, você cai na tela inicial da sua organização. Pelo menu lateral você acessa tudo o que vale para a organização inteira:

• Eventos: lista dos seus eventos, com filtros por nome, status e data.
• Configurações: dados gerais da organização e os seus Dados Legais.
• Equipes: quem tem acesso ao painel e o que cada pessoa pode fazer.
• Contas de clientes: as pessoas que compraram com você.
• Dispositivos e Portões: celulares usados para validar ingressos na entrada.
• Carteira: seu saldo, reservas e pedidos de depósito.
• Exportar: relatórios da organização.

Trocando de evento ou de organização

No topo do menu lateral fica o seletor. Clique nele para buscar um evento pelo nome ou trocar de organização, caso você participe de mais de uma. Ao escolher um evento, o menu lateral passa a mostrar as opções daquele evento (ingressos, pedidos, check-in etc.).

Dados legais

Antes de vender, informe os dados legais da sua organização. Eles identificam quem recebe os valores das vendas e são usados na emissão das notas fiscais.

1. No menu lateral da organização, abra Configurações › Dados Legais.
2. Preencha nome e sobrenome do responsável. Se for empresa, marque a opção de pessoa jurídica e informe a razão social.
3. Informe o CPF ou CNPJ, o e-mail e o WhatsApp de contato.
4. Preencha o endereço completo: CEP, rua, número (ou marque “sem número”), complemento, bairro, cidade e estado.
5. Clique em Salvar.

Conta bancária

É para esta conta que o BotPass deposita o dinheiro das suas vendas. Cadastre antes do primeiro pedido de depósito.

1. No menu lateral da organização, abra Carteira › Conta Bancária.
2. Informe o nome do titular, o tipo de documento (CPF ou CNPJ) e o número do documento.
3. Preencha banco, agência, tipo de conta (corrente, poupança ou conjunta) e número da conta.
4. Se preferir receber por Pix, escolha o tipo de chave e informe a chave Pix.
5. Clique em Salvar.

Criar um evento

A criação do evento é feita em poucas etapas.

1. Na tela inicial da organização, clique em Criar um novo evento.
2. Na primeira etapa, escolha os idiomas do evento. Marque Esta é uma série de eventos apenas se o mesmo evento acontecer em várias datas (ex.: uma peça com sessões diferentes). Para um evento com data única, deixe desmarcado.
3. Na etapa seguinte, preencha:
   • Nome do evento.
   • Endereço curto (slug): é o final do link do evento, ex.: calourada. Use letras minúsculas, sem espaços.
   • Data de início e, se quiser, data de término.
   • Estado e cidade: é por eles que o público encontra o evento no filtro de localização do site.
   • Moeda (Real), fuso horário e idioma padrão.
   • Início e fim das vendas (opcional). Sem fim definido, as vendas encerram quando o evento termina.
4. Se você já tem outro evento parecido, na última etapa é possível copiar as configurações dele (ingressos, perguntas etc.) e economizar tempo.
5. Conclua. O evento é criado fora do ar, para você configurar tudo com calma antes de publicar.

Imagem e aparência do evento

A imagem do evento aparece no card da página inicial do BotPass e quando o link é compartilhado nas redes sociais e no WhatsApp. Sem imagem, o card usa a arte padrão do BotPass.

1. Dentro do evento, abra Configurações › Geral.
2. Vá até a seção Design da loja.
3. Envie a Imagem de capa (PNG ou JPG). Se não houver imagem de capa, o logotipo do evento é usado.
4. Aproveite a mesma tela para revisar os textos e a descrição do evento. Depois clique em Salvar.

Criar ingressos e lotes

No sistema, os ingressos se chamam Produtos (Products). Cada tipo de ingresso (inteira, meia, VIP, 1º lote…) é um produto.

Criando um ingresso

1. Dentro do evento, abra Produtos › Produtos e clique em Criar um novo produto.
2. Dê um nome (ex.: “Inteira – 1º Lote”) e informe o preço.
3. Defina a quantidade disponível. Ela é controlada por uma cota: ao criar o produto você já pode informar quantos ingressos existem.
4. Clique em Salvar e continuar. Na página do produto, ajuste outros detalhes se quiser, como descrição e limite por pedido.

Organizando em lotes

Para vender em lotes com virada automática:

1. Crie um produto para cada lote (ex.: “1º Lote”, “2º Lote”).
2. Em cada produto, na aba Disponibilidade, defina a partir de quando e até quando ele fica à venda. Assim, quando um lote vence, o próximo entra automaticamente.
3. A quantidade de cada lote fica na cota dele. Quando a cota esgota, aquele lote para de ser vendido.

Outras opções úteis

• Cotas: veja e altere a quantidade de cada ingresso. Uma mesma cota pode ser dividida entre vários produtos (ex.: inteira e meia somando 500 lugares).
• Categorias: agrupe ingressos na página de compra (ex.: “Pista”, “Camarote”).
• Perguntas: peça informações extras ao comprador, como tamanho de camiseta.
• Descontos: regras automáticas de desconto.
• Vouchers: códigos promocionais ou cortesias.

Colocar o evento à venda

Com o evento e os ingressos prontos, falta publicar:

1. Abra o Painel do evento.
2. No quadro Sua loja está…, clique em Clique aqui para alterar.
3. Se faltar alguma configuração, o sistema mostra uma lista do que precisa ser resolvido. Corrija cada item e volte.
4. Clique em Colocar no ar.
5. Todo evento novo começa em modo de teste (aviso laranja no menu). Os pedidos feitos nesse modo servem só para testar e podem ser apagados. Quando terminar os testes, clique em Desativar modo de teste. Se quiser, marque a opção para apagar os pedidos de teste.

O link direto do evento aparece no topo do painel (URL da loja), com botões para copiar o link e gerar um QR code para divulgação. É assim que o público vê a página do evento:

Painel do evento

Ao abrir um evento, o painel mostra o resumo das vendas:

• Linha do tempo: datas importantes, como abertura e fechamento de lotes, início e fim do evento.
• Status da loja: se o evento está no ar ou não.
• Participantes (pedidos) e Participantes (pagos): ingressos reservados e ingressos efetivamente pagos.
• Faturamento total: valor vendido.
• Ingressos restantes de cada cota e quantas pessoas já entraram no evento (check-in).
• Comentário interno: anotações visíveis só para sua equipe.
• Registros do evento: histórico do que aconteceu (pedidos criados, alterações etc.).

Pedidos

Cada compra vira um pedido com um código (ex.: KUAHR).

• Pedidos › Todos os pedidos: busque por código, nome ou e-mail e filtre por status (pago, pendente, cancelado…).
• Clique em um pedido para ver os ingressos, os dados do comprador, o pagamento e o histórico.
• Pedidos › Visão geral: resumo das vendas por tipo de ingresso.
• Pedidos › Reembolsos: acompanhe os reembolsos do evento.

Contas de clientes

Veja quem comprou com você em todos os seus eventos:

1. No menu lateral da organização, abra Contas de clientes › Clientes.
2. Busque o cliente pelo nome, e-mail ou telefone.
3. Clique no código do cliente (ex.: #L6UBWRU) para ver os dados da conta e todos os pedidos dele.

Validação de ingressos (check-in)

Na entrada do evento, a equipe escaneia o QR code dos ingressos com o celular. Para isso, cada celular precisa ser cadastrado como um dispositivo.

Cadastrando um dispositivo

1. No menu lateral da organização, abra Dispositivos › Dispositivos.
2. Clique em Conecte um dispositivo.
3. Dê um nome que facilite identificar o aparelho (ex.: “Portaria 1 – Celular do João”).
4. Escolha a quais eventos ele terá acesso: todos ou só alguns.
5. Salve. Um QR code de conexão aparece na tela.
6. No celular, instale o app BotPass SCAN (o botão de download aparece na própria tela), abra o app e escaneie esse QR code. Pronto, o aparelho está conectado.

Portões

Em Dispositivos › Portões você agrupa os aparelhos por entrada (ex.: “Entrada principal”, “Camarote”). Isso ajuda a saber por onde cada pessoa entrou.

Listas de check-in

Dentro do evento, em Check-in › Listas de check-in, você define quais ingressos são aceitos em cada entrada. Por padrão, uma lista aceita todos os ingressos. Em Check-in › Histórico de check-in você acompanha cada leitura feita.

Usuários e equipes

Dê acesso ao painel para sócios e colaboradores. Cada pessoa entra numa equipe, e cada equipe tem suas próprias permissões.

1. No menu lateral da organização, abra Equipes e clique em Criar uma nova equipe.
2. Dê um nome (ex.: “Portaria”, “Financeiro”).
3. Marque as permissões. Exemplos:
   • Uma equipe de portaria só precisa ver pedidos e fazer check-in.
   • Uma equipe financeira precisa da permissão de gerenciar finanças para ver a carteira e pedir depósitos.
4. Escolha se a equipe acessa todos os eventos ou só alguns.
5. Salve. Na página da equipe, digite o e-mail da pessoa no campo de membros e clique em Adicionar. Quem já tem conta entra na hora; quem não tem recebe um convite por e-mail.

Carteira e ganhos

O dinheiro das suas vendas entra na sua Carteira, no painel da organização. Em Carteira › Geral você vê:

Como funciona a reserva

Uma porcentagem de cada venda pode ficar reservada por evento. Algum tempo depois do início do evento, o sistema confere quantos ingressos foram validados na entrada. Atingido o mínimo, o valor reservado é liberado automaticamente para o seu saldo disponível.

• Reservas: quanto está reservado em cada evento e quando será a próxima verificação.
• Liberações: o histórico dos valores liberados da reserva para o saldo disponível.
• Transações: todas as entradas e saídas da carteira (vendas, reembolsos, depósitos), com filtros por tipo, status e data.

Pedir depósito

O BotPass faz o depósito na sua conta bancária. Você não saca diretamente: você faz um pedido de depósito e nossa equipe faz a transferência.

1. Confira se a sua conta bancária está cadastrada.
2. No menu lateral da organização, abra Carteira › Retiradas.
3. Clique para criar um novo pedido.
4. Informe o valor. O total disponível aparece ao lado do campo, e o valor mínimo por pedido aparece no topo do formulário.
5. Se quiser, deixe um comentário para a equipe do BotPass e confirme.

Acompanhe o status do pedido na mesma tela:

• PendenteRecebemos o pedido e vamos analisar.
• AprovadoO pedido foi aprovado e o depósito será feito.
• ConcluídoO dinheiro foi depositado na sua conta.
• Recusado / FalhouHouve algum problema. O valor volta para a sua carteira; fale com o suporte.

Relatórios

• Por evento: dentro do evento, em Pedidos › Exportar, baixe a lista de pedidos e participantes em Excel ou CSV. Em Pedidos › Estatísticas você vê gráficos de vendas.
• Da organização inteira: no menu lateral da organização, em Exportar, gere relatórios com vários eventos de uma vez.

Nota fiscal

O BotPass emite nota fiscal (NFS-e) automaticamente, sem você precisar de outro sistema. As notas são geradas a partir dos dados legais da sua organização, por isso é importante mantê-los corretos.

Dúvidas frequentes